Elektronički račun (e-račun)

Elektronički račun je račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu.

Uvođenjem elektroničkog fakturiranja u poslovanje, ubrzavaju se i automatiziraju poslovni procesi, smanjuju troškovi poslovanja, ostvaruju značajne uštede te se potencijalno stvara veća dodana vrijednost u poslovanju, kako u poslovnom sektoru tako i u državnoj upravi.

Prvi elektronički račun (e-račun) u Hrvatskoj

U listopadu 2007. godine Ministarstvo gospodarstva, rada i poduzetništva objavilo je dokument Strategija razvitka elektroničkog poslovanja Republike Hrvatske za razdoblje 2007. – 2010. godine u koji je uvršten i e-račun kao projekt od velike važnosti za gospodarstvo.  Dana 4. lipnja 2007. godine u sklopu konferencije „Kako e?“, koji se održao u Muzeju Mimara, uživo je kreiran prvi e-račun, koji je i tada bio temeljen na UBL standardu, potpisan je naprednim elektroničkim potpisom i poslan korisniku. Prvi e-račun testiran je na danskoj verifikacijskoj platformi kako bi se potvrdila njegova ispravnost i usklađenost sa standardom, a najavljivao je eru digitalnog fakturiranja i velikih očekivanja oko utjecaja na tržište. Mogućnosti koje je otvarala elektronička razmjena dokumenata privukle su interes šire društvene zajednice koja se sastojala od državnih tijela, predstavnika banaka, predstavnika gospodarstva i IT industrijske zajednice, akademske zajednice te postojećih i potencijalnih informacijskih korisnika.

Tada se osnovao Poslovni i tehnički odbor za e-račun koji je radio na daljnjem napretku e-računa u skladu s praksama i konceptom koji su uspješno provodile sjevernoeuropske zemlje sa svojim modelom e-računa.  Početni entuzijazam splasnuo je zbog tadašnje regulative, odnosno čl. 80. Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost (PDV) koji je navodio da se računi poslani telekomunikacijskim uređajem se ne smatraju računom u smislu Zakona o PDV-u. Nakon ulaska Hrvatske u Europsku uniju 2013. godine ponovno se intenzivira rad na uvođenju e-računa kada se zakonodavstvo usklađuje s EU pravnom stečevinom i raspisuju svi uvjeti za e-račun, odnosno preporučene metode te pravila i ograničenja dokazivanja pravne prihvatljivosti e-računa.

U to vrijeme Hrvatska, uz Finu dobiva i prvog privatnog informacijskog posrednika, tvrtku Elektronički računi d.o.o. (servis mojeRačun) koji također intenzivno započinje raditi na promociji elektronički razmjene računa u gospodarstvu. Međutim, aktivniji rad uspostavi tržišta e-računa na području EU donio je i nove izazove pa se uočava da svaka zemlja članica radi na vlastitim standardima, odnosno da ne postoji međusobna povezanost i interoperabilnost, što ponovno otežava ostvarenje cilja jedinstvenog europskog tržišta pa se kreće u razvoj zajedničke europske norme za elektronički račun.

Europska norma za elektronički račun (e-račun)

Nakon što je problem interoperabilnosti standarda za razmjenu e-računa identificiran kao jedna od glavnih prepreka široj digitalizaciji, pokušalo se pronaći jedinstveno rješenje kojim bi se to premostilo. Europski višedionički forum za e-račun, savjetodavno tijelo Europske komisije, u kojem je kao hrvatski predstavnik i jedan od autora dokumenta sudjelovao i Darko Gulija, CTO Elektroničkih računa, donijelo je preporuku za donošenje EU norme koja će uključivati semantički model podataka elektroničkog računa te formate zapisa/razmjene podataka. Temeljem te preporuke, 2014. godine donesena je Direktiva 2014/55/EU Europskog Parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. o elektroničkoj razmjeni računa u javnoj nabavi. Direktiva je osigurala pravni okvir za donošenje Europske norme, a daljnji posao definiranja norme je povjeren Europskom odboru za normizaciju (CEN).

Kao standardizacijsko tijelo, CEN je uključio takozvane zrcalne odbore u zemljama članicama koji su se bavili donošenjem pojedinih dijelova Europske norme i koordinacijom cjelokupnog projekta. U Hrvatskoj je to bio Hrvatski zavod za norme koji je također radio na usuglašavanju i davanju primjedbi na elemente norme te u konačnici na definiranju semantičkog modela podataka osnovnih elemenata elektroničkog računa. Paralelno sa donošenjem EU norme semantičkog modela e-računa, identificirana je i lista sintaksi e-računa koje se testiralo na zadovoljenje uvjeta norme i semantičkog modela. Temeljem EU direktive 2014/55/EU odabrana je lista sintaksi koji su u skladu s EN 16931-1  i obveznih za primjenu. Odabrani su UBL 2.1 i Cross Industry Invoice (CII) te je definirano i mapiranje semantičkog modela podataka u odabrane sintakse. Dodatno, radi interoperabilnosti s tržištem izrađeno je i mapiranje semantičkog modela u EDIFACT format, ali bez obveze primjene.

Pravna regulativa i standardi za elektronički račun (e-račun)

Za proces razmjene elektroničkih računa u Republici Hrvatskoj primjenjuju se sljedeći pravni i tehnički akti Europske unije:

1. Direktiva Vijeća 2010/45/EU od 13. srpnja 2010. o izmjeni Direktive 2006/112/EZ o zajedničkom sustavu poreza na dodanu vrijednost u vezi s pravilima o izdavanju računa;

2. Direktiva 2014/55/EU EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA od 16.travnja 2014. o elektroničkom računu u javnoj nabavi;

3. Europska norma, oznaka: HRN EN 16931-1:2017

• Elektronički račun 1. dio: Semantički model podataka osnovnih elemenata elektroničkog računa (EN 16931-1:2017)

• Elektronički račun 2. dio: Lista sintaksi u skladu s EN 16931-1 (CEN/TS 16931-2:2017)
• Elektronički račun – Dio 3-2: Sintaksno povezivanje za normu ISO/IEC 19845 (UBL 2.1), račun i odobrenje
• Elektronički račun – Dio 3-3: Sintaksno povezivanje za normu Cross Industry Invoice D16B (CII)
• Elektronički račun – Dio 3-4: Sintaksno povezivanje za normu UN/EDIFACT INVOIC D16B (CII)
• Smjernice za uspostavu interoperabilnosti u razmjeni elektroničkog računa na tehničkoj razini (CEN/TR 16931-4:2017)
• Smjernice za primjenu opcionalnih sektorskih ili nacionalnih proširenja u svezi s EN 16931-1, metodologija primjene u stvarnoj okolini (CEN/TR 16931-5:2017)

Osim s gore navedenim zakonskim odredbama EU, razmjena e-računa putem informacijskih posrednika u Hrvatskoj je usklađena sa sljedećim zakonima, pravilnicima i uredbama:

• Zakonu o Porezu na dodanu vrijednost
• Pravilnik o Porezu na dodanu vrijednost
• Zakonu o elektroničkoj trgovini
• Zakonu o računovodstvu
• Opći porezni zakon
• Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi
• Pravilnik o tehničkim elementima, izdavanju i razmjeni elektroničkog računa i pratećih isprava u javnoj nabavi
• Pravilnik o vrsti i visini naknada za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za javne naručitelje u javnoj nabavi
• Zakonu o provedbi Uredbe (EU) br. 910/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. srpnja 2014. o elektroničkoj identifikaciji i uslugama povjerenja za elektroničke transakcije na unutarnjem tržištu

Obveza izdavanja elektroničkog računa (e-računa) u Hrvatskoj

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi stupio je na snagu 1. prosinca 2018. godine, a s njim i obaveza izdavanja e-računa za javne i sektorske naručitelje kao obveznike javne nabave, u okviru i sukladno odredbama Zakona o javnoj nabavi.

Zakonu je prethodila Direktiva 2014/55/EU Europskog Parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, koja je s navedenim datumom unesena u pravni poredak. Zakonodavno tijelo, Ministarstvo gospodarstva i održivog razvoja, primjenu zakonskih odredbi je podijelilo u dva dijela pa su od 1. prosinca 2018. godine javni i sektorski nisu smjeli odbiti strukturirani elektronički račun sukladan europskoj normi za e-račun, odnosno naručitelji nisu smjeli prihvatiti papirnati račun za primljene usluge i robu.

Druga faza je bila 1. srpnja 2019. godina od kada je Zakon u punoj primjeni te su javni i sektorski naručitelji, odnosno obveznici Zakona o javnoj nabavi, obavezni i slati elektroničke račune. Period prilagodbe od prosinca 2018. do srpnja 2019. godine služio je kako bi se informacijski posrednici, proizvođači računovodstveni softvera i poduzetnici koji posluju s javnim naručiteljima, prilagodili za slanje e-računa sukladno zakonskim propisima.

Pružatelji usluge elektroničkog računa (e-računa)

Informacijski posrednici za javne naručitelje

Centralni informacijski posrednik, čiji je djelokrug definiran posebnim zakonom, je Financijska agencija koja, sukladno članku 3., stavku 3. Zakona o elektroničkom izdavanju računu u javnoj nabavi, obavlja elektroničku razmjenu računa između izdavatelja e-računa i javnih naručitelja, u skladu s europskom normom.

Na centralnu platformu su se, sukladno zakonskim odredbama, dužni povezati i ostali subjekti koji pružaju usluge informacijskog posredništva u okviru ovog zakona. Iznimke među javnim naručiteljima su jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave, kao i tijela koja su oni osnovali.  

To se, primjerice, odnosni na škole kojima je osnivač županija ili grad, odnosno na neka druga tijela javnog prava kojima u iznosu većem od 50% upravlja ili ih financira jedinica lokalne samouprave. Navedena tijela i njihovi osnivači JLS, usluge informacijskog posredništva primanja i slanja e-računa mogu povjeriti bilo kojem informacijskom posredniku registriranom na području Republike Hrvatske ili druge države članice.

Informacijski posrednici za sektorske naručitelje

Sukladno članku 3., stavku 4. Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, sektorski naručitelji posao informacijskog posredništva za e-račun mogu dodijeliti bilo kojem posredniku koji je povezan na centralnu platformu i usklađen s EU normom za e-račun.

Istog posrednika sektorski naručitelji mogu odabrati i za posao arhiviranja elektroničkih dokumenata s obzirom na to da je zakonskim propisima određeno da se dokument mora čuvati u izvornom obliku. Prilikom izbora informacijskog posrednika, sektorski naručitelji moraju utvrditi koji posrednik može ispuniti sve zakonske odredbe, prenijeti potrebni volumen dokumenata i pružiti siguran i kontroliran elektronički arhiv.  

Pružatelj usluge elektroničkog računa (e-računa) za poslovne subjekte

Poslovni subjekti u Hrvatskoj mogu odabrati bilo kojeg pružatelja usluga za e-račune koji je registriran u Hrvatskoj ili na području druge države članice EU. Prilikom izbora informacijskog posrednika za zaprimanje i slanje e-računa u gospodarstvu primarno se ističu posrednici koji imaju dugu prisutnost na tržištu, volumen računa koje prenose prema javnim i sektorskim naručiteljima te između gospodarskih subjekata, kao i oni koji pružaju komplementarne usluge kojima se digitalizira cijeli poslovni proces.

Prednosti korištenja elektroničkog računa (e-računa) u poslovanju

Uvođenje e-računa u poslovanje početak je provedbe digitalne transformacije jer se, sukladno zakonskim propisima Republike Hrvatske, uz elektronički razmjenu dokumenata digitalizira i proces obrade i ovjere e-računa. Digitalizirani proces nudi mnogobrojne mogućnosti koje nisu moguće u papirnatom svijetu pa ih treba iskoristiti za „oplemenjivanje“ usluge novim elementima kao što su:

• povezivanje procesa razmjene i elektroničke ovjere e-računa preko DMS sustava,
• pohrana dokumenata u elektronički arhiv,
• pojednostavljena suradnja s računovodstvenim servisima kroz jedinstveni pristup digitalnim servisima na kojima su pohranjeni dokumenti i slično.  

Ključne značajke elektroničkog računa (e-računa) za poslovne subjekte

Uvođenje e-računa u poslovanje donosi brojne prednosti kako za izdavatelje tako i za primatelje. Prednosti koje poslovni subjekti mogu odmah osjetiti su:

• niži administrativni troškovi,
• brža isporuka i obrada računa,
• veća sigurnost i dostupnost dokumenata jer se elektronički računi pohranjuju isključivo u elektronički arhiv sukladno zakonskim propisima Republike Hrvatske.

Implementacijom e-računa, poslovni procesi se ubrzavaju i automatiziraju, što smanjuje operativne troškove i povećava efikasnost. Najveća vrijednost proizlazi iz automatizacije zaprimanja i knjiženja e-računa jer se strukturirani dokument preuzima direktno u računovodstveni program pa se minimizira mogućnost pogrešaka kod unosa podataka, što u konačnici povećava točnost financijskih podataka.

Ekonomska analiza elektroničkog računa (e-računa): troškovi i uštede

Procijenjena ušteda po jednom e-računu iznosi od 7 do 20 eura po računu. Europska unija stoga je još 2014. godine izračunala da će potpunim uvođenjem e-računa uštedjeti 423 milijarde eura, dok je samo u javnonabavnom procesu ušteda od uvođenja elektroničkog računa u EU procijenjena na 243 milijarde eura.

Prve procjene ušteda za Hrvatsku bile su oko 850 milijuna eura, međutim nakon što se obavezni e-račun u Hrvatskoj uvede i u gospodarstvo, ušteda će biti daleko veća jer se procjenjuje da u Hrvatskoj trenutno posluje oko 300.000 poslovnih subjekata.

Budućnost elektroničkog računa (e-računa)

Hrvatska, kao i druge zemlje članice EU koje to još nisu provele, radi na uvođenju obaveznog e-računa između poslovnih subjekata. Krajem 2025. godine završit će se projekt Fiskalizacija 2.0 nakon kojeg će se proširiti primjena elektroničke razmjene dokumenata između poreznih obveznika. Brojne europske države već godinama primjenjuju centralizirano prikupljanje podataka jer su prepoznale da je obavezan e-račun u gospodarstvu izvrstan mehanizam kojim mogu rasteretiti svoje poduzetnike i zahvaljujući kojem država ima veći nadzor nad svojim dijelom poslovanja.

S obzirom na to da su e-računi strukturirani (XML) dokumenti, informacijski posrednici poreznih obveznika (i pošiljatelja i primatelja računa) moći će automatski ekstrahirati određeni skup podataka koji su mu potrebni za fiskalizaciju i fiskalizirati račun umjesto poreznog obveznika, što će maksimalno rasteretiti poduzetnike u smislu izvještavanja prema državi jer će se smanjiti broj potrebnih obraza u poreznom knjigovodstvu, a neće korisnicima uzrokovati dodatne troškove razvoja. Uspostava sustava za fiskaliziranje računa koji se izdaju u gospodarstvu (e-račun u gospodarstvu) donijet će i druge operativne uštede:

• smanjenje troškova uredskog materijala,
• bržu i točniju obrada podataka jer se e-računi učitavaju u računovodstveni program, a ne prepisuju,
• niže troškovi pohrane,
• veću sigurnost i
• učinkovitu borbu protiv sive ekonomije.